Inicijalni razgovor je sastavni dio procedure upisnog postupka te je ujedno i obavezan kao takav. Važno je napomenuti kako tijek i sadržaj inicijalnog razgovora ne utječu na odluku hoće li dijete biti upisano u vrtić već se isto radi bodovanjem sukladno Pravilniku o upisima.
Cilj inicijalnog razgovora je upoznavanje psihofizičkog razvoja i stanja djeteta na temelju razgovora s roditeljima, priložene dokumentacije i zapažanja stručnih suradnika o ponašanju djeteta tijekom razgovora, kako bi se pronašao primjereni oblik uključivanja djeteta u dječji vrtić.
Na tom razgovoru sudjeluje roditelj zajedno sa djetetom te članovi stručne službe vrtića – pedagog, psiholog i/ili edukacijski rehabilitator. Na inicijalnom razgovoru prikupljaju se podaci o obitelju, porodu, razvoju djeteta, njegovim navikama i potrebama, uvjetima u kojima živi i nekim drugim specifičnostima.
Prema Pravilniku o upisima (čl.30) roditelj je dužan donijeti svu dokumentaciju za dijete s nekim posebnim potrebama (npr. alergije, febrilne konvulzije, kronična ili teža oboljenja, govorne teškoće, teškoće motornog ili spoznajnog razvoja i sl.) koja nije priložena u aplikaciji tijekom prijave za upis ili koju je stručna služba dodatno zatražila od roditelja. Ukoliko je riječ o zdravstvenim teškoćama (alergije, kronične bolesti i ostalo), svakako je potrebno kontaktirati zdravstvenu voditeljicu.
Od stručnih suradnika roditelji dobivaju informacije o daljnjem tijeku upisnog postupka (objavi konačnih rezultata, rokova za plaćanje akontacije i potpisivanje ugovora i slično), o prilagodbi djeteta na vrtić kao i o samom funkcioniranju predškolske ustanove.
Također, važan dio razgovora je opservacija djeteta. Stručni suradnici promatraju kako se dijete (u odnosu na dob) ponaša, kako surađuje, kako komunicira (odaziva li se na ime, uspostavlja li kontakt očima, koje komunikacijsko sredstvo koristi dijete (npr. geste, govor) i je li to u skladu s dobi djeteta, kako se ponaša u novom prostoru i s novim osobama, izvršava li naloge, slijedi li upute i slično.
Ukoliko stručni suradnici procijene da je dijete nesuradljivo, da postoji sumnja na odstupanja u razvoju ili zbog spleta okolnosti nisu u mogućnosti procijeniti funkcioniranje djeteta (primjerice ako je dijete nenaspavano, iznimno razdražljivo, gladno, doživjelo stresni događaj ili neugodu neposredno prije razgovora i slično) s roditeljima se naknadno dogovara novi termin razgovora u kojemu će sudjelovati prošireni stručni tim te biti osigurano više vremena za opservaciju i razgovor s roditeljima.
Vrlo je važna iskrenost i otvorenost roditelja kako bi se odredio primjereni program uključivanja djeteta u vrtić (vremenski i prostorno) s ciljem maksimalne dobrobiti djeteta te kvalitete odgojno-obrazovnog rada.
Dječji vrtić ima pravo organizacije rada, preraspodijele djece po skupinama i objektima te promjene duljine boravka i programa sukladno Pravilniku na što roditelji svojim potpisivanjem Ugovora pristaju.
Roditelj na inicijalnom razgovoru može postavljati sva pitanja koja želi te izraziti svoje zabrinutosti i očekivanja.